Il y a 18 mois maintenant, l’ARS Nouvelle-Aquitaine lançait le 1er appel à projets du programme ESMS Numérique. En 2021, 48 dossiers étaient ainsi déposés et 20 premières grappes étaient retenues, comme celle de KORIAN dont le projet porte sur la mise en conformité du DUI avec, comme services socles retenus, les échanges par la messagerie sécurisée et l’alimentation du Dossier Médical Partagé. L’occasion de revenir sur les prérequis du Ségur du Numérique appliqués aux ESMS.
Entretien avec Sophie SURGET
Directrice de la Transformation Externe, Groupe KORIAN
« C’est la méthodologie d’information
autour du projet qui en assure le succès ! »
Comment avez-vous choisi les établissements à intégrer dans la grappe de la phase d’amorçage ?
Le groupe KORIAN tenait à se mettre en conformité avec les attendus de "Ma Santé 2022". A la lecture de l’instruction, il nous est apparu que l’un de ses objectifs était notamment d’accompagner les petits établissements, disposant de compétences et d’expériences SI moindres que les nôtres. Nous avons dès le départ souhaité participer au mouvement et aider des structures qui s’étaient fait connaître auprès du GIP ESEA. Nous avons donc d’abord choisi trois territoires sur lesquels existaient des partenariats forts avec des acteurs de proximité à faible maturité numérique. Dans les faits, le décalage s’est révélé trop important pour déposer un dossier en Nouvelle-Aquitaine sur le temps 1, notamment avec un partenaire. Nous nous étions donc accordés sur un dépôt pour le temps 2. Finalement, les changements intervenus dans les critères de l’instruction rendaient le projet plus favorable pour eux s’ils le déposaient sans nous. Toutefois, nous sommes heureux d’avoir pu les accompagner dans leur réflexion sur ces sujets.
Nous avons donc déposé seul 3 dossiers, sur des régions où nos établissements étaient les plus matures. Cela a concerné une grappe de 18 établissements en Nouvelle-Aquitaine, une de 23 en Ile-de-France et une de 27 en Auvergne Rhône-Alpes ; et avons été retenus en Nouvelle-Aquitaine.
En amont même du dépôt de dossier, nous avons eu des échanges réguliers avec l’ARS et la CNSA sur la stratégie de réponse, et nous avons profité de l’accompagnement opérationnel proposé par le GIP ESEA et de sa connaissance du territoire. Nous nous sommes également attachés les services de la société WELIOM qui a une bonne connaissance du sujet.
Quelle organisation et quelles instances avez-vous mises en place pour répondre et suivre l’appel à projets ?
Le projet est porté par le siège, plus particulièrement par la Direction de la Transformation Externe au sein de la Direction des Affaires Publiques et Réglementation, qui travaille transversalement avec d’autres services comme la Direction Médicale, la Direction des Systèmes d’Information, la Direction des Opérations ou encore celle de la Qualité. Toutes ces directions siègent au COPIL. On y partage la vision du projet, on y échange sur les établissements à embarquer, … Les établissements des grappes ont été sélectionnés collégialement par croisement des différentes connaissances des directions des établissements, sur la base des prérequis partagés par le COPIL. Pour chaque dossier déposé, deux sites pilotes étaient identifiés pour être moteurs de la grappe et éprouver notre méthodologie. En Nouvelle-Aquitaine, il s’agit de la résidence Le Hameau à Prayssas (47) et de la Villa Louisa à Bordeaux (33). Avec leur aide, nous avons pu étoffer et améliorer nos procédures de déploiement.
D’un autre côté, un COPROJ a en charge le suivi hebdomadaire. Il s’assure de la mise en place des prérequis : certificats, lecteurs de cartes, … et fait le lien avec la DSI notamment pour les échanges avec l’éditeur de notre DUI, Teranga. Il est composé des professionnels opérationnels des directions et services représentés dans le COPIL. Des groupes de travail thématiques autour de la procédure INS ou des indicateurs par exemple peuvent également être mis en place autant que de besoin.
Enfin, je suis le point d’entrée et de contact des trois directions régionales et des directeurs d’établissement avec lesquels j’échange régulièrement.
En parallèle des instances, c’est la méthodologie d’information et de communication autour du projet qui a structuré son organisation et en assure le succès. Le volet "conduite du changement" auprès des directeurs régionaux et des directeurs d’établissement est décisif dans la phase du pré-déploiement. Il est primordial de replacer le projet au niveau des attentes règlementaires nationales, d’expliquer pourquoi nous nous inscrivons dans ce projet ESMS Numérique maintenant, ce qu’il va apporter à nos établissements, quels sont les attendus de l’ARS… Et cette communication s’accompagne d’un volet plus opérationnel, mené par la Direction Médicale et la Direction des Systèmes d’Information, durant les phases terrain de déploiement, de formation, etc.
Comment avez-vous travaillé chacune des étapes ?
La contractualisation avec l’ANS nous a demandé beaucoup de suivi et de ressources. Nous l’avions identifiée comme étant la première action à lancer. Elle a été gérée au niveau de la DSI avec un appui fort de l’éditeur sur le suivi de la réception et de la mise en place des certificats. Le process a été très long. C’est vraiment un point de vigilance : il est important d’évaluer en amont les délais de toutes les demandes administratives, qui sont pour la plupart incompressibles. De même pour l’acquisition des lecteurs de cartes : nous avons été confrontés à une pénurie de composants et des difficultés de réception et d’approvisionnement. Mais aujourd’hui, on est dans les clous !
Nous travaillons maintenant au développement des usages. L’accompagnement est réalisé par la Direction Médicale pendant les formations et en post formation. Nous avons mis en place une équipe support renforcée composée d’un binôme DSI – Direction Médicale, qui vient, sur ce projet précisément, en complément du support habituel de Korian. Plus qu’un obstacle technique, la difficulté du projet est dans l’adhésion aux usages et aux changements de process, notamment dans un contexte de tension RH et post-covid engendrant une période de grand changement dans le métier. C’est un travail supplémentaire. Le numérique aujourd’hui ne s’inscrit pas dans les priorités des établissements. Il faut prendre du temps pour expliquer aux équipes l’intérêt de prendre le virage numérique.
Est-ce que le calendrier initialement prévu a pu être tenu et comment ?
La tenue du calendrier ne se fait pas sans mal. La régularité des COPIL et COPROJ permet d’identifier les points de blocage, voire de les anticiper, et l’implication de toutes les directions nous permet d’être réactif. Nous avons aussi capitalisé sur l’expérience de nos établissements sanitaires qui se sont inscrits dans les différents programmes numériques dès 2013 avec Hôpital Numérique, en passant par Hop’en en 2018 puis le Ségur numérique en 2022. Cependant, ce projet ESMS Numérique s’est heurté à des difficultés, comme l’impossibilité d’ouvrir des DMP pendant la mise en place de Mon Espace Santé. Cela a engendré des retards qui ont eu un impact sur les formations, les premières ayant été réalisées alors que les DMP des résidents n’étaient pas ouverts.
Pour en savoir plus
- Notre accompagnement au Programme ESMS numérique
- Plaquette "Comment prendre le virage du numérique ?"
- Le parcours e-learning dédié au Programme ESMS numérique sur ELEA
- Le Collectif SI et le Club des Pros en Nouvelle-Aquitaine
